Was ist Projektmanagement?
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Was ist Projektmanagement? Ein Überblick für Einsteiger!
Ob kleiner Dienstleister oder großer Industriebetrieb, der Begriff Projektmanagement ist in aller Munde. Auch Ihre Firma hat sicherlich erfahren, dass sich durch ein intelligentes Projektmanagement Arbeiten effizienter erledigen und betriebliche Prozesse optimieren lassen. Doch was genau verbirgt sich hinter der Bezeichnung und dem hiermit verbundenen Arbeitsansatz? Mit unserer Definition von Projektmanagement möchten wir Ihnen einen grundlegenden Überblick verschaffen.
Für Geschäftsführer
und Projektmanager
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Unsere Projektmanagement Definition
Die Begriffe „Projekt“ und „Projektmanagement“ werden aktuell gerne gebraucht, ohne dass jeweils klar ist, ob sie passen. Es gibt verschiedene Definitionen für „Projekt“, sie umfassen jedoch zumeist alle oder die meisten der folgenden Eigenschaften:
- Zeitliche Befristung: Das Projektergebnis soll zu einem bestimmten Termin fertiggestellt sein
- Zielvorgabe: Für Projekte existieren bestimmte spezifische Zielvorgaben
- Neuartigkeit: Projekte umfassen zumeist neuartige bzw. einmalige Aufgaben
- Komplexität: Das Projektergebnis wird durch eine Vielzahl von Einzelaufgaben hergestellt / zahlreiche Personen haben Erwartungen an das Projekt
- Unsicherheit/Risiko: Der Grad der Ungewißheit, der mit einem Projekt verbunden ist, ist i.d.R. höher als die Ungewißheit einer Routinetätigkeit.
In der DIN 69901 wird ein Projekt definiert:
- „Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z.B. Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle und andere Begrenzungen; Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben; projektspezifische Organisation.“
Typische Beispiele, die zur Definition Projekt passen, sind die Entwicklung einer neuen Software durch ein IT-Unternehmen, die Realisation einer neuen Kollektion eines Modeunternehmens oder die Ergänzung des Portfolios eines Dienstleisters durch bislang nicht angebotene, sinnvolle Services. Die Aufgaben im Projektmanagement umfassen diese Tätigkeiten:
- Ein Projekt planen, überwachen, steuern, sowie organisieren, kommunizieren, führen, informieren, eskalieren und alle Tätigkeiten die den Erfolg des Projektes ermöglichen.
Einige Rollen im Projektmanagement
Der Projektauftraggeber ist meist eine Führungskraft der Linienorganisation. Sie trägt in der Linienorganisation die Verantwortung, dass strategische und/oder operative Ziele ihrer Organisationseinheit erreicht werden. In dieser Rolle kann/wird sie Projekte vorbereiten (lassen) und – nach ggf. erforderlicher interner Abstimmung und Genehmigung - beauftragen, die dann dazu beitragen, die (strategischen) Ziele der Linienorganisation zu erreichen.
In der Projektorganisation trägt die Führungskraft die Verantwortung dafür, dass die Ziele aus dem Business Case für die von ihr beauftragten Projekte erzielt werden. Für die Planung und Realisierung des Projektes beauftragt sie einen Projektleiter. Zur Steuerung des Projektes wird, bei größeren und/oder strategisch wichtigen Projekten, ein Lenkungsausschuss (LA) eingerichtet.
Die Verantwortung des Projektleiters ist es, die im Projektauftrag festgelegten Ergebnisse zu liefern, damit die Ziele aus dem Business Case erreicht werden können.
Der Projektmanager ist zentraler Ansprechpartner für das Projektteam und sorgt dafür, dass der Projektplan entwickelt und umgesetzt wird. Kommt es zu Abweichungen, entwickelt er mit dem Team Alternativen für eine verlässliche Projektabwicklung. Im Kontakt mit dem Auftraggeber informiert er über den aktuellen Fortschritt des Projekts und kommuniziert beispielsweise die Notwendigkeit weiterer Mittel bei Abweichungen vom erarbeiteten Projektplan.
Die fünf Phasen des professionellen Projektmanagements
Zur Projektmanagement Definition gehört die Unterteilung verschiedene Phasen. Üblicherweise wird zwischen fünf Phasen unterschieden, die von ersten Vorbereitungen bis zum Abschluss mit zugehöriger Dokumentation reichen. In einem weiteren Artikel stellen wir Ihnen die fünf Phasen des Projektmanagements ausführlicher vor, deshalb hier nur eine kurze Übersicht:
- Vorbereitung des Projekts mit Definition von Zielen und Ergebnissen
- Einleitung des Projekts mit Festlegung aller Rahmenbedingungen
- Konkrete Planung des Projekts mit Erstellung eines Strukturplans
- Durchführung des Projekts mit Steuerung und Anpassung durch den Manager
- Abschluss des Projekts mit Review, Dokumentation und mehr
Die fünf Phasen im Projektmanagement sind als allgemeiner Leitfaden zu verstehen. Die konkrete Auskleidung der einzelnen Phasen hängt vom jeweiligen Projekt, der Branche und weiteren Faktoren ab.
Wie einfach lässt sich Projektmanagement implementieren?
Ob klassisch oder agil – Projektmanagement ist für viele Organisationen attraktiv. Der Ansatz bietet die Möglichkeit, eine Fülle von Aufgaben schneller, strukturierter schneller und mit geringeren Kosten umzusetzen.
Wie bei jeder Neuerung am Arbeitsplatz tritt eine erste Phase der Umstellung ein, in der sich Geschäftsführung und Mitarbeiter auf den neuen Ansatz einstellen müssen. Dies gilt speziell für die Arbeitsweise und die Auswahl der technischen und kommunikativen Tools, die nicht auf Anhieb perfekt zu den betrieblichen Gegebenheiten passen müssen. Einmal implementiert und an die jeweiligen betrieblichen Bedürfnisse angepasst, bietet das Projektmanagement jedoch jedem Unternehmen einen wertvollen Ansatz, neue Potenziale auszuschöpfen und Kosten zu reduzieren.
Agiles Projektmanagement Definition
In den letzten Jahren fallen häufig Begriffe wie Scrum oder Kanban, wenn es um die Entwicklung und Durchführung von Projekten gehrt. Die Begriffe bezeichnen Ansätze des sogenannten agilen Projektmanagements, das je nach Branche, Projekt und Zielsetzung einen sinnvolleren Ansatz als das traditionelle Projektmanagement bietet.
Wer für agiles Projektmanagement eine Definition sucht, findet schnell unterschiedliche Ansätze und Beschreibungen. Im Wesentlichen handelt es sich um ein schnelleres und flexibleres Management von Projekten, bei den interdisziplinäre Teams zusammengestellt werden und Projekte bzw. einzelne Projektschritte in sehr kurzen Zeitintervallen abarbeiten. Diese Intervalle werden auch als Sprints bezeichnet.
Das agile Projektmanagement bietet sich in Bereichen an, in denen stetig mit Veränderungen der Rahmenbedingungen für das Projekt zu rechnen ist. Alle Mitglieder des Projektteams müssen zeitnah und flexibel auf diese Veränderungen reagieren können. Der Ansatz unterscheidet sich somit erheblich vom klassischen Projektmanagement, bei dem Projektpläne Arbeitsschritte und Prozesse oft über Wochen und Monate hinweg festlegen.
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