Projektmanagement Phasen
Erstgespräch vereinbaren
Kostenlos & unverbindlich
Projektmanagement Phasen im Überblick
Für viele Unternehmen ist Projektmanagement ein schwammiger Begriff. Neben dem Wunsch, einzelne Arbeitsprozesse und gesamte Projekte schneller und effizienter abzuwickeln, fehlt vielen ein konkreter Zugang zu diesem Thema. Im Folgenden möchten wir Ihnen aufzeigen, wie sich mit Einteilung in verschiedene Phasen Projektmanagement einfacher fassen lässt. Neben der systematischen Abwicklung dieser Managementphasen lässt unser Modell natürlich genügend Spielräume, um auf individuelle Gegebenheiten einzugehen.
Für Geschäftsführer
und Projektmanager
Vertrauen Sie mit Boxheimer Projects auf einen externen Partner, der mit Ihnen im stetigen Austausch steht und für zusätzliche Sicherheit bei der Realisation Ihrer anstehenden Projekte sorgt.
Schritt für Schritt zur optimalen Umsetzung
Die Umsetzung eines effektiven Projektmanagements ist ähnlich einfach wie die Umstellung auf Projekte selbst. In vielen Firmen ist dieser Prozess über die letzten Jahre schleichend erfolgt und ermöglicht eine kluge Strukturierung und Durchführung von Arbeitsprozessen, die zum jeweiligen Projekt gehören. Dieser strukturierte Ansatz lässt sich genauso mit den fünf Phasen im Projektmanagement fortführen.
Ein kluges Projektmanagement entwickelt sich im Laufe der Implementierung. Da eine Vielzahl digitaler und technischer Werkzeuge zur Verfügung steht, ist zunächst herauszufinden, welche Tools dem eigenen Projektmanagement am ehesten dienen. Einmal etabliert und an die Problemstellungen Ihres Unternehmens angepasst, lässt sich jedes zukünftige Projekt schneller, einfacher und kostenbewusster abwickeln.
Der nachfolgenden Überblick über fünf typische Phasen im Projektmanagement ist universell anwendbar und wird von uns als professionellen Dienstleister im Projekt- und Prozessmanagement umgesetzt. Die konkrete Gestaltung einzelner Phasen hängt vom Charakter des Projekts, Ihrer Branche und weiteren Faktoren ab.
Die 5 Projektmanagement Phasen im Überblick
1. Vorbereitung des Projekts
Die wiederkehrenden Aufgaben (Tagesgeschäft) einer Organisation werden auf der Basis von Geschäftsprozessen ausgeführt. Viele einmalige Aufgaben und Ziele Ihres Unternehmens lassen sich in der Form eines Projekts organisieren und abwickeln. Oder eine solche Umsetzung ist möglich, allerdings fehlt ein konkreter Ansatz, wie sämtliche Aufgaben und Ziele in eine Projektstruktur gefasst werden können.
In der ersten Projektphase des modernen Projektmanagements wird geklärt, ob und in welcher Form die Durchführung eines Projekts möglich und sinnvoll ist. Meist gibt es mehr Ideen und Vorschläge für Projekte als Arbeitszeit und finanzielle Mittel zur Verfügung stehen um sie zu bearbeiten. Daher wird jeweils ein Business Case erstellt und als Grundlage für die Projektauswahl genutzt. Hierbei werden sämtliche Informationen von den inhaltlichen Schwerpunkten des Projekts bis zu den angestrebten Ergebnissen gesammelt. Sie werden in einem Projektantrag zusammengefasst, über dessen Genehmigung die Geschäftsführung entscheidet.
2. Einleitung des Projekts
Ist das Projekt genehmigt worden, wird die Planung weiter detailliert. Hierzu gehört primär die Sichtung und Bereitstellung sämtlicher Ressourcen, die für die Abwicklung des Projekts benötigt werden. Ziele werden konkretisiert, Stakeholder eingebunden, erste Arbeitspakete definiert, der Zeit- und Finanzrahmen genauer abgesteckt sowie der Bedarf an Personal und Material ermittelt – Chancen und Risiken werden analysiert. Im Projektdesign wird darüber hinaus die Methodik des Projektes besprochen (agil, klassisch, hybrid).
In der zweiten Phase wird außerdem die Zusammenstellung eines geeigneten Projektteams fortgesetzt. Für die Aufsicht des Teams können weitere Gremien eingerichtet werden, wie ein Lenkungskreis bzw. ein Board zur Qualitätssicherung. Am Ende der zweiten Phase sind sämtliche Rahmenbedingungen geklärt, um mit der detaillierten Planung des Projekts beginnen zu können.
3. Planung des Projekts
Herzstück dieser Phase ist die Projektplanung, d.h. die Entwicklung der anfallenden Aufgaben im Projektstrukturplan, Ablaufplan, Budget, Finanzierung, Zeitplan in dem die Ergebnisse des Projektes realisiert werden. Der Kommunikationsplan und das Risikomanagement werden ebenfalls umgesetzt. Je nach Projektart sind die Vorarbeiten erfolgt, die passenden Partner und Lieferanten ausgewählt und die entsprechenden Verträge liegen zur Unterschrift vor. Genehmigt der Auftraggeber/der Lenkungskreis die Realisierung des Projektes kann die nächste Phase beginnen.
4. Durchführung des Projekts
Auf Basis der Planung finden in der vierten Projektphase sämtliche Aktivitäten statt, die im Plan zusammengefasst wurden. Hierbei hat der Projektmanager mit seinem Team die Aufgabe, die Durchführung des Projekts zu leiten, den Fortschritt zu kontrollieren und im Bedarfsfall einzugreifen. Die Abstimmung verschiedener Prozesse aufeinander, die Freigabe neuer Arbeitspakete und Projektprozesse sowie der informative Austausch zwischen verschiedenen Mitgliedern des Teams, Statusberichte an den Auftraggeber sowie Kommunikation mit den verschiedenen Stakeholdern stellen die Kernkompetenzen des Managers dar.
Die Praxis zeigt, dass die Durchführung des Projekts selten nach Plan abläuft. Der Projektmanager gleicht deshalb regelmäßig Soll- und Ist-Zustand des Projekts ab und greift steuernd ein. Dies macht häufig eine Anpassung des Plans mit Auswirkungen auf zukünftige Prozesse, Personal und die Kosten des Projekts notwendig.
5. Abschluss des Projekts
Die letzte der Projektmanagement Phasen ist der Abschluss, nachdem der ursprüngliche oder veränderte Projektstrukturplan komplett abgearbeitet ist und die Projektziele erreicht wurden. Letzte Aufgaben werden bearbeitet, Mitarbeiter der Projektteams wenden sich anderen Aufgaben zu, Ergebnisse, Prozesse und Methoden werden abschließend dokumentiert und fungieren als wertvolle Hilfe für zukünftige Projekte.
Ein Review des Projekts ist sinnvoll, wobei Feedback von allen Beteiligten am Projekt eingeholt werden sollte. Die gesammelten Erkenntnisse können in einem abschließenden Bericht zusammengefasst und bei weiteren Projekten berücksichtigt werden. Schließlich werden der Projektleiter und das Team entlastet und das Projekt offiziell durch den Projektauftraggeber geschlossen.
Mit Boxheimer Projects zum intelligenten Projektmanagement
Mit den beschriebenen fünf Phasen das Projektmanagement in Ihrem Unternehmen anzugehen, ist ein weltweit etablierter Ansatz. Hierbei muss nicht zwingend jedes Projekt strikt nach den genannten fünf Phasen durchlaufen werden. Gerade wenn Sie Erfahrung in der Durchführung von Projekten mitbringen und ähnliche Projekte in der Zukunft planen, lässt sich auf vorhandenem Wissen und bestehenden Strukturplänen aufbauen.
Wenn Sie zum ersten Mal ins moderne Projektmanagement einsteigen oder intern Fachpersonal für die Durchführung von Projekten fehlt, sind Sie bei Boxheimer Projects richtig. Gerne übernehmen wir das gesamte Projektmanagement für Sie und machen Sie und Ihr Personal mit den verschiedenen Phasen und dem Sinn des Projektmanagements vertraut.
Wenn Sie weitere Fragen zu den fünf Projektmanagement Phasen haben oder an einer Zusammenarbeit interessiert sind, freut sich Boxheimer Projects über Ihre Kontaktaufnahme!
So kommen wir ins Gespräch:
Für weitere Informationen klicken Sie einfach auf den Button!